Przegląd dokumentacji ZFŚS

Utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych jest niekiedy koniecznością

Obowiązujące przepisy prawa stanowią, że w określonych sytuacjach pracodawcy zobowiązani są do powołania Funduszu Zakładowych Świadczeń Socjalnych. Obowiązek taki będą mieli pracodawcy, którzy:

• zatrudniają co najmniej 50 pracowników, albo,
• zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników – jeżeli z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Jeśli chodzi o sposób obliczania wielkości zatrudniania pod względem obowiązku ustanowienia ZFŚS, to stan ten określa się biorąc pod uwagę liczbę pracowników na pierwszego stycznia danego roku, z tym, że dokonuje się w tym zakresie przeliczenia na pełne etaty.

Warto wspomnieć w tym kontekście, że w trakcie roku kalendarzowego nie dokonuje się na bieżąco przeliczania osób zatrudnionych pod kątem wypełnienia przesłanek obligatoryjnego ustanowienia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jeśli zatem w takcie roku liczba osób zatrudnionych ulegnie zmianie, nie będzie to miało wpływu na obowiązek funkcjonowania w zakładzie pracy ZFŚS. Znaczy to tyle, że w sytuacjach takich nie trzeba będzie tworzyć takiego funduszu, ani też go likwidować.

Pracodawcy, zatrudniający poniżej 50 pracowników, którzy nie są objęci obowiązkiem utworzenia ZFŚS mogą utworzyć go dobrowolnie. Mogą także zamiast utworzenia ZFŚS wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.

Fundusz działa w oparciu o dokumentację – w tym w szczególności regulamin funduszu, w którym wskazane są kategorie pracowników (i innych osób) uprawnionych do otrzymania świadczenia ze środków funduszu. Regulamin w sposób jednoznaczny i precyzyjny powinien wskazywać przesłanki objęcia danej osoby pomocą ze środków ZFŚS. Z tego tez względu bardzo istotny staje się okresowy przegląd dokumentacji ZFŚS pod kątem prawidłowego sformułowania zapisów w w/w zakresie.

Dlaczego warto wykonać przegląd dokumentacji ZFŚS ?

Ponieważ regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustala pracodawca, jest rzeczą niezwykle istotną, aby jego zapisy miały precyzyjną formę, a także spełniały kryteria w zakresie sprawiedliwego i niedyskryminującego traktowania osób uprawnionych do uzyskania wsparcia ze środków ZFŚS.

W sytuacjach, które wymagają szczegółowej oceny, powinna zostać ustalona odpowiednia procedura podejmowania decyzji (najlepiej w formie kolektywnej, przez odpowiednio powołaną w tym celu komisję), jej uzasadnienia, terminów wydania, dostępu do informacji o podjętej decyzji, a także procedurze odwołania się od niej. Należy także zadbać o to, żeby pozostałe dokumenty, związane z prowadzeniem działań funduszu (w tym w szczególności wnioski) były należycie zredagowane, tak aby posługiwanie się nimi było możliwie proste dla osób uprawnionych i nie wprowadzało dodatkowych problemów w zakresie funkcjonowania funduszu.

W odniesieniu do powyższego należy mieć na względzie, iż prawidłowo sporządzona dokumentacja ZFŚS będzie stanowiła o profesjonalizmie pracodawcy w oczach zatrudnionych przez niego osób. Wszelkie niedomagania w zakresie takiej dokumentacji, będą spotykały się zaś z negatywnym odbiorem załogi przedsiębiorstwa, a także mogą stać się zarzewiem konfliktów. Z tego też względu należy podkreślić, iż okresowy przegląd dokumentacji ZFŚS jest absolutną koniecznością dla każdego pracodawcy, który powołała taki fundusz w swojej firmie.

Przegląd dokumentacji ZFŚS – jeśli jest periodycznie przeprowadzany – stanowi także gwarancję dla pracodawcy, że nie będzie on obciążany negatywnymi konsekwencjami, związanymi z niezadowoleniem osób, którym odmówiono wsparcia ze środków funduszu. Przegląd dokumentacji ZFŚS pozwoli także na wykazanie przed organizacjami związkowymi ze strony pracodawcy odpowiedniego stopnia zaangażowania w organizację i bieżące funkcjonowanie ZFŚS.

Przegląd dokumentacji ZFŚS z Kancelarią Derek&Flak

Kancelaria Derek & Flak może przeprowadzić dla Państwa kompleksowy przegląd dokumentacji ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) oraz prawidłowości dysponowania takimi funduszami. Czynności realizowane są w okresach wskazanych przez zleceniodawcę. Każdy audyt wewnętrzny ZFŚS obejmuje pełen zakres badań i kontroli dokumentacji oraz wykonywanych działań. W trakcie jego trwania formułowane są również dalsze zalecenia.

W ramach audytu dokonujemy między innymi:

1. badania zgodności regulaminu ZFŚS z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (przegląd dokumentacji ZFŚS w odniesieniu od całego okresu poddanego badaniu),

2. kontroli treści dokumentacji dotyczącej prowadzenia ZFŚS, w szczególności zaś dokonujemy oceny prawnej takiej dokumentacji i udzielamy odpowiedzi na następujące pytania: a) czy dokumentacja ta wystarczająco zabezpiecza interesy pracodawcy, b) czy dokumentacja ta respektuje zasady równego traktowania pracowników, c)  czy dokumentacja ta nie jest sprzeczna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.

3. badania prawidłowości wykonywania szczegółowych obowiązków związanych z działalnością socjalną, wskazaną w ustawie o ZFŚS, aktach wykonawczych oraz aktach wewnętrznych JE dotyczących ZFŚS, m.in.: w zakresie ochrony danych osobowych, archiwizacji wniosków pracowników, współpracy z zakładową organizacją związkową (przegląd dokumentacji ZFŚS pod kątem wypełnienia co najmniej minimalnych wymagań prawnych).

4. badania archiwalnych dokumentów operacyjnych przyznanych świadczeń pod kątem wypełniania postanowień regulaminu ZFŚS i przyjętego w danym roku preliminarza (archiwalny przegląd dokumentacji ZFŚS).

5. sformułowanie zaleceń na przyszłość, co do sposobu wykonywania obowiązków związanych z prowadzeniem ZFŚS oraz administrowaniem jego środkami, jak również sformułowanie zaleceń odnośnie zmian w dokumentacji RODO, dotyczących ZFŚS (prewencyjny przegląd dokumentacji ZFŚS).

Przegląd dokumentacji ZFŚS a opracowanie dokumentacji

Na życzenie Zleceniodawcy po zakończonym audycie możemy również dokonać opracowania wzorów dokumentów dotyczących ZFŚS (tj. regulaminu ZFŚŚ oraz wniosku o przyznanie świadczeń z ZFŚS wraz z klauzulami dotyczącymi zgody na przetwarzanie danych osobowych, w związku z korzystaniem przez pracowników z funduszu) w sposób zgodny ze stanem prawnym obowiązującym na dzień zakończenia audytu.

Doświadczenie: Między innymi audyt ZFŚS przeprowadzony w Johnson Electric Poland.