Tajemnica przedsiębiorstwa
Trudno jest podać wyczerpującą definicję tajemnicy przedsiębiorstwa, bowiem o tym, które
z informacji w firmie są szczególnie chronione przed ujawnieniem ich na zewnątrz decydują właściciele i kadra zarządzająca przedsiębiorstwa. Można by więc powiedzieć, że tajemnicą przedsiębiorstwa jest wszystko to, co jest w danym podmiocie biznesowym za nią uznawane.
Takie zdefiniowanie tajemnicy przedsiębiorstwa – obarczone błędem idem per idem – nie wyjaśnia zbyt dużo, ale stanowi dobry impuls do zastanowienia się, które z informacji powinny być szczególnie chronione w naszej firmie, tj. względem których kadra zarządzająca powinna podjąć decyzję o ochronie.
Skontaktuj się z nami
Dobrze byłoby zastanowić się również przy tej okazji, czy w naszym przedsiębiorstwie chronimy przed ujawnieniem jedynie informacje, które są w jakiś sposób utrwalone np. na papierze, nośnikach danych, w korespondencji mailowej itp., czy także te informacje, które nie mają powyższego charakteru, lecz zawarte są w sposobie działania samego przedsiębiorstwa (tzw. know-how, sposoby pozyskiwania kontrahentów, informacje o kryteriach wyboru ofert itp.). Jeśli zaś tajemnica przedsiębiorstwa ma obejmować również tą druga kategorię informacji, to trzeba zastanowić się, w jaki sposób nadać im uchwytną formę, aby w sposób precyzyjny można było na kanwie danego przypadku rozstrzygnąć, o tym, czy doszło do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, czy też nie.
Dopiero udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania, pozwoli nam na określenie sposobów w jakich ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa powinna być realizowana.
Posiadając takie informacje możemy bowiem w sposób jasno określić między innymi:
- które z informacji, które chcielibyśmy, aby były objęte ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa zostały już ujawnione i nie mogą podlegać takiej ochronie, lub ewentualnie względem których ochrona będzie ograniczona, lub nieskuteczna (przedsiębiorstwo musi przecież komunikować się z kontrahentami, zatem ochrona wszystkich informacji firmowych jest niemożliwa, a jeśli nawet byłaby wprowadzona, to byłaby to jedynie ochrona iluzoryczna),
- czy w firmie istnieją już wdrożone mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, w odniesieniu do poszczególnych kategorii informacji,
- gdzie upatrywać potencjalnych źródeł ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa w przyszłości, mając na względzie sposób działania przedsiębiorstwa,
- w których sferach działalności przedsiębiorstwa znajdują się najcenniejsze zasoby informacyjne, które powinny zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa,
- czy informacje stanowiące tajemnicą przedsiębiorstwa dostępne są wszystkim pracownikom, czy też jedynie niektórym.
Dopiero określenie powyższych uwarunkowań pozwoli wyodrębnić grupy pracowników, dysponujących zbliżonym zakresem informacji, dotyczącym działalności firmy, a następnie dobranie odpowiednich narzędzi dla zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Dlaczego ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa jest koniecznością?
Tajemnica przedsiębiorstwa może być wartością, która stanowić może o jego przewadze konkurencyjnej, a czasami warunkować w ogóle jego istnienie.
Należy mieć na względzie, że konkurencja nigdy nie śpi i zapewne inne przedsiębiorstwa działające na tym samym rynku obserwują nasz biznes. Bez cienia wątpliwości zauważą, jeśli jakiś specyficzny, wypracowany przez nas sposób działania poprawia wydajność i zyskowność naszego przedsiębiorstwa na tle konkurencji.
Jeśli ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest wdrożona w naszym biznesie, wówczas podmioty takie mogą skrócić swoją drogę do sukcesu, korzystając z naszego doświadczenia i wypracowanych rozwiązań. Dokonają tego nie ucząc się na własnych błędach, lecz wykorzystując to, że zrobiliśmy to wcześniej za nich, ponosząc niejednokrotnie wysokie koszty wypracowania know how w biznesie. Spowoduje to niewątpliwie degradację pozycji rynkowej naszego biznesu, a w skrajnym wypadku doprowadzić może do wypchnięcia naszej firmy z ryku.
Z tych też względów tajemnica firmowa powinna podlegać szczególnej ochronie, jako jedno z najcenniejszych aktywów przedsiębiorstwa.
Środki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
Tajemnica firmowa może być chroniona na trzech płaszczyznach. Po pierwsze w przedsiębiorstwie wdrożona może być odpowiednia organizacja pracy, poprzez wprowadzenie odpowiednich regulaminów i procedur, zapisów w umowach o pracę oraz umowach cywilnoprawnych, regulujących funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sposób ograniczający możliwość niekontrolowanego wycieku najcenniejszych informacji lub ograniczających dostęp do informacji określonym grupom pracowników (w tym również w celu nie dysponowania przez poszczególne osoby takim pakietem informacji, które dopiero w całości przedstawiają wartość dla firmy i stanowią tajemnicę firmową).
Drugą płaszczyznę ochrony stanowią instrumenty pozwalające na to, aby chroniona była bezpośrednio sama tajemnica firmowa. W tym zakresie konieczne jest sporządzenie odpowiednich procedur ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, zawierających opis procedur postępowania z informacjami o istotnym dla firmy charakterze. W tym zakresie mieści się również sporządzenie odpowiednich umów o poufności, klauzul umownych oraz powiadomień i ostrzeżeń dotyczących przekazywanych treści, wskazujących na ich poufny charakter.
W obu z powyższych sfer, w których chroniona jest tajemnica firmowa bardzo ważne jest zadbanie o:
- stworzenie odpowiedniego systemu sankcjonowania wykonania obowiązków przez pracowników w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
- procedur postępowania na wypadek gdy tajemnica firmowa zostanie ujawniona.
Trzecią sferą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, jest objęcie jej ochroną instytucjonalną, tj. zadbanie o odpowiednią dokumentację wypracowania takich informacji w przedsiębiorstwie oraz zapewnienie jej ochrony w ramach ochrony praw autorskich, lub praw własności intelektualnej (łącznie z rejestracją projektów, patentów itp. w Urzędzie Patentowym RP).
Skuteczna ochrona tajemnicy firmowej
Mamy świadomość, że w każdym przedsiębiorstwie najważniejsza jest bieżąca działalność operacyjna, zaś wszystkie kwestie organizacyjne – choć nie trywialne – muszą znaleźć swoje miejsce na drugim planie. Zazwyczaj bowiem nie mają one wprost uchwytnego wpływu na bieżący wynik finansowy biznesu (choć nasza praktyka kancelaryjna wskazuje, że często mogą być to kwestie pod tym względem kluczowe).
W Kancelarii Derek & Flak rozumiemy powyższe uwarunkowania, dlatego proponujemy rozwiązania zapewniające kompleksowe zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa w sposób angażujący w najmniejszym możliwym stopniu Państwa czas.
Opracujemy i wdrożymy dla Państwa procedury ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w sposób odpowiadający Państwa potrzebom oraz w maksymalnym stopniu zabezpieczający interes firmy.
Wprowadzimy w tym zakresie stosowne regulacje obowiązujące wewnątrz struktury przedsiębiorstwa (regulaminy, procedury, klauzule umowne w ramach stosunków pracy i zlecenia, a także dodatkowe porozumienia wewnętrzne), jak również na zewnątrz – w kontaktach z kontrahentami przedsiębiorstwa. Dla pełnego zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa dokumentację tą uzupełnimy także o procedury związane z zakazem konkurencji, obowiązującym pracowników i kontrahentów firmy.
Doświadczenie:
Wprowadzenie stosownych procedur ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa na przestrzeni ostatnich ponad 10 lat.