Zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych przez przedsiębiorstwa jest kluczowe ze względów prawnych. Jednak dla pracowników oraz kontrahentów niesie dodatkową wartość związaną z zaufaniem do firmy. Od 2018 roku na przedsiębiorcach spoczywa odpowiedzialność wdrożenia RODO poprzez stworzenie odpowiedniej struktury wewnętrznej związanej z ochroną danych osobowych. Skuteczne przeprowadzenie tego procesu nie tylko zwiększa bezpieczeństwo ich przetwarzania, wykorzystywania i przechowywania, ale również pozwala uniknąć dotkliwych konsekwencji na skutek nieprzestrzegania przepisów.
Czy każda firma powinna wdrożyć RODO?
Stanowisko w tej sprawie jest proste – jeżeli przedsiębiorstwo ma kontakt z danymi osobowymi, musi wdrożyć RODO. Wynika to z samej charakterystyki rozporządzenia, któremu podlegają wszystkie podmioty przetwarzające tego typu dane na terenie UE. Nie ma tutaj znaczenia wielkość biznesu, przepisy odnoszą się zarówno do międzynarodowych korporacji, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych, wdrożenie RODO jest więc konieczne w każdej z nich. Wyjątkami są osoby fizyczne przetwarzające dane osobowe w działalności osobistej niemającej związku z działalnością zawodową lub komercyjną oraz podmioty przetwarzające dane w ramach działalności poza zakresem prawa UE, czyli funkcjonujące poza Unią oraz świadczące usługi klientom spoza krajów członkowskich. Brak odpowiedniego wdrożenia procedur RODO w firmie może skutkować karami finansowymi, które sięgają nawet 20 mln euro lub więcej, jeśli 4% rocznego obrotu jest kwotą wyższą. W Polsce w ciągu 3 lat od wprowadzenia rozporządzenia nałożono już ponad 20 kar, z czego najwyższa wynosiła blisko 3 mln zł.
Kompleksowe wdrożenie RODO
Aby upewnić się, że proces wdrażania RODO w przedsiębiorstwie będzie poprawny, konieczne jest skorzystanie ze specjalistycznej pomocy kancelarii zajmującej się tego typu czynnościami. Na początku współpracy jej przedstawiciele przeprowadzają dokładną analizę dotyczącą struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i używanych w nim lub planowanych systemów komunikacyjno-informatycznych. Dodatkowo obejmuje ona również przepływ informacji w firmie oraz zakres, w jakim są one przetwarzane. Pozwala to na opracowanie strategii niezbędnej do kompleksowego wprowadzenia RODO. Poza przygotowaniem dokumentacji obejmującej procedury bezpieczeństwa, nadawania uprawnień, instrukcji oraz klauzul, konieczne jest także przeprowadzenie odpowiednich kursów dla kadry zarządzającej oraz pracowniczej. Jeśli chodzi o szkolenia, ochrona danych osobowych oraz wszelkie niezbędne informacje na jej temat przedstawiane są przez wyspecjalizowanych przedstawicieli wybranej kancelarii prawnej. W trakcie, poza głównymi założeniami rozporządzenia, omawiane są również zagadnienia związane z opracowaną dla przedsiębiorstwa dokumentacją.
Jakie działania po wprowadzeniu RODO
Po odpowiednim wdrożeniu procedur związanych z ochroną danych osobowych firma jest gotowa na zgodne z prawem działanie. Jednak na tym nie kończą się czynności w tym zakresie. Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników powinny po przyjęciu nowych członków kadry organizować obejmujący tematykę RODO kurs, aby zapoznać ich z obowiązującymi zasadami. Cyklicznie warto również przeprowadzać audyty, zlecając je kancelarii. Takie okresowe czynności mają na celu dokładne przeanalizowanie dokumentacji pod kątem koniecznych do wprowadzenia zmian. Mogą one wynikać np. z przekształceń organizacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa czy też zmiany systemu IT. Regularność podejmowania działań tego typu gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, a także chroni samą firmę przed konsekwencjami, jakie mogłyby wynikać z nieprawidłowości w tym zakresie.
Każdorazowo konieczne jest wybranie specjalizującej się w prawie dotyczącym ochrony danych osobowych kancelarii. Duże doświadczenie we wdrażaniu procedur RODO, prowadzeniu szkoleń i audytów przekłada się na profesjonalne i indywidualne podejście do firmy bez względu na to, czy jest to duża korporacja w szybko rozwijających się ośrodkach miejskich takich jak Katowice, czy jednoosobowa działalność gospodarcza w niewielkiej miejscowości. Zadbanie o odpowiednią pomoc w tym zakresie od samego początku zabezpiecza firmę przed problemami prawnymi i finansowymi, a także pomaga budować zaufanie pomiędzy przedsiębiorstwem a jego pracownikami i klientami.